Info utili eventi: pianifica le scadenze

Info utili eventi, ovvero informazioni utili per organizzare il tuo evento. Oggi parliamo di pianificazione scadenze, una cosa che molti fanno per il loro lavoro o per la gestione della casa, ma non solo non è cosi scontata ma neanche semplice e per alcune persone diventa improponibile per il loro modo di vedere la vita.

 

Info utili eventi: pianifica le scadenze, da dove partire.

Dopo aver deciso cosa vuoi realizzare nel tuo evento è arrivato il momento della pianificazione ogni singola cosa, più l’evento è complesso e importante per te più la pianificazione deve essere accurata.

Facciamo un esempio: devi organizzare una “Cena di Lavoro” o peggio ancora una “Cena di Gala”, partiamo dalla cosa più semplice la “Cena di Lavoro” magari con clienti importanti sono circa 20 persone, dove li porti? conosci i loro gusti? sai come far arrivare tutti in tempo organizzando la giornata di lavoro? e dopo cosa fate? Per una “Cena di Lavora” bastano pochi giorni, un buon ristorante e una buona pianificazione della giornata di lavoro.

La questione si complica se devi organizzare una “Cena di Gala” che prevede sempre un intrattenimento musicale, una location all'altezza, l’invio degli inviti, la conferma da parte degli invitati. Quindi devi sapere che per prima cosa devi decidere che tipo di “Cena di Gala” vuoi realizzare, poi cercare la Location e il Catering, tutto questo devi pensarci con almeno 6 mesi di anticipo, e i tempi sono già stretti, perché spesso i migliori hanno il calendario impegnato. Non solo i fornitori ma anche gli invitati, se la cena è importante devi dare modo alle persone di organizzare la loro agenda.

 

Info utili eventi: pianifica le scadenze, la burocrazia

Anche negli eventi privati esiste la burocrazia, come ad esempio la SIAE (la tassa sui diritti d’autore, tipo la musica) che va anche questa messa in programma soprattutto se non conosci bene come funziona.

Tutt'altra questione sono gli eventi su suolo pubblico, se hai in mente di realizzare un evento di questo genere sappi che la questione è davvero complessa, pianifica il tutto con non meno di 6 mesi di anticipo, 1 anno sarebbe meglio. I comuni sono molto lenti nel dare le autorizzazioni, più sono grandi e più la questione e macchinosa. Lo sapevi che anche il “volantinaggio” prevede una richiesta di autorizzazione al comune e il pagamento di una tassa se svolto su suolo pubblico, e non solo, alcuni comuni hanno delle restrizioni.

 

Info utili eventi: pianifica le scadenze, per concludere

I tempi di pianificazione di un evento sono molto diversi da evento ad evento, più è complesso e importante più i tempi li devi calcolare lunghi, minimo 1 anno, per fare le cose per bene.

Bisogna tener conto degli impegni di tutti i fornitori coinvolti, e dei tuoi tempi.

Il mio consiglio è di affidarti ad un professionista quando le cose sono complesse e importanti.

 

 

Autore: Cinzia Danelli

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