Organizzare una cena di gala

Organizzare una cena di gala

Anche una cena di gala, per quanto sia un evento di breve durata perché concentrato nell'arco di una sola serata, presenta tante insidie e molteplici punti critici a livello organizzativo e per questo sarebbe meglio affidarsi ad un professionista del settore piuttosto che improvvisare con il "fai-da-te" e rischiare imbarazzi. Inoltre, con l'ausilio di una figura professionale si potrà avere accesso alla migliore qualità senza rischiare sgradevoli intoppi; il controllo e la gestione delle spese, infine, saranno di sicuro più semplici che non affidandosi all'improvvisazione e a personale non qualificato.

 

La location

Il primissimo punto da discutere con l'organizzatore a cui si è scelto di affidarsi è la data della cena, a cui è necessariamente connessa in maniera molto stretta la scelta del luogo in cui tenere l'evento: in base alla stagione, difatti, si possono valutare differenti proposte di location. Qualora la serata cada in primavera o in estate, si potrebbe optare per una location che preveda spazi aperti – come ad esempio il parco di una villa storica, un agriturismo di classe con ampio giardino, un hotel o un ristorante con una terrazza panoramica – ma sempre tenendo conto che sarebbe meglio prevedere un "piano B" in caso di maltempo, e in questo caso una soluzione valida potrebbe essere una tensostruttura coperta. Se invece l'evento di gala dovesse tenersi in autunno o in inverno, la location ideale sarebbe un hotel, una villa o un ristorante che prevedano una sala molto ampia, magari con uno o più camini adatti a creare un'atmosfera intima e confortevole.

Sempre a proposito della location, sarebbe meglio informare preventivamente il proprio party planner riguardo il taglio che si desidera dare alla cena di gala: informale o formale. Nel primo caso, difatti, pur sempre ricercando raffinatezza ed eleganza, si potrebbe optare per una soluzione conviviale ed informale – quale ad esempio una grande tavolata a cui far accomodare tutti gli ospiti; nel secondo invece sarebbe corretto ricorrere all'uso di tavoli rotondi più piccoli. In ambedue i casi non vanno dimenticati i dettagli: molta cura va posta nella scelta delle stoviglie, delle posate, delle tovaglie e dei tovaglioli, nonché del centrotavola – che dovrebbero essere floreali ma niente con profumi troppo invadenti e soprattutto niente di eccessivamente alto od ingombrante, che potrebbe impedire agli ospiti di guardarsi in faccia mentre conversano.

 

Il catering

Per quel che concerne uno dei protagonisti in assoluto della cena di gala – ovvero il cibo – ci sono varie opzioni di cui discutere con il professionista prescelto: il servizio catering è di sicuro la più utilizzata. Ad un servizio catering si può richiedere un buffet raffinato, un cocktail con light dinner, una cena seduta classica: queste sono solo alcune delle alternative disponibili, e affidarsi al parere del party planner potrebbe essere cruciale per la riuscita dell'evento. Come già illustrato precedente, a proposito del cibo per un summit o per un evento aziendale, anche in questo caso sarebbe una dimostrazione di grande sensibilità proporre alternative vegetariane e vegane, nonché prevedere cibi privi di glutine, di lattosio e dei più comuni allergeni in modo tale da non trascurare alcun ospite; qualche piatto etnico potrebbe essere una gradevole sorpresa per gli invitati e potrebbe rappresentare la chiave del successo di questa cena aziendale. A proposito di allergie ed intolleranze alimentari: un buon organizzatore di eventi dovrebbe informarsi preventivamente, interpellando tutti gli invitati, in merito alle loro esigenze nutrizionali particolari e dovrebbe avvisare tempestivamente il servizio catering prescelto.

 

L’invito

 

Infine: l'invito. Non è un dettaglio così scontato come si penserebbe, è un aspetto da tenere in considerazione per offrire una vetrina della serata di gala. Il galateo prevede che gli inviti possano essere inviati su carta stampata anche se oggi viene spesso usata l’e-mail; l'essenziale è che contengano tutte le informazioni indispensabili: data, ora e luogo della cena di gala; indirizzo della location; informazioni sul dress code richiesto, così da non cogliere impreparati gli ospiti; contatti (numeri telefonici ed e-mail) dell'azienda promotrice dell'evento, per mettersi a disposizione di eventuali invitati che necessitino chiarimenti o che desiderino effettuare comunicazioni.

 

Organizzate la cena di gala con largo anticipo in modo di dare tempo agli invitati di organizzarsi per essere presenti.

 

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