Incontri, meeting, convegni: perché affidarsi ad un professionista

Incontri, meeting, convegni

Organizzare un evento aziendale o un summit

Che sia un summit riservato a poche ed influenti persone o un evento aziendale aperto ad una cerchia più ampia di invitati, l'organizzazione di un raduno di questo genere è particolarmente delicata e richiede molte attenzioni.

Sarebbe meglio affidarsi ad un professionista con una comprovata esperienza nel campo, in modo da evitare spiacevoli contrattempi o brutte sorprese che potrebbero generare non pochi imbarazzi e potrebbero far perdere la credibilità al promotore dell'evento o del summit.

Coinvolgere un serio ed affermato professionista nell'ambito dell'organizzazione di un evento o summit è garanzia di cura e meticolosa attenzione per ogni singolo dettaglio, a patto di fornire le corrette informazioni al fine di evitare fraintendimenti e perdite di tempo, oltre che di denaro.

 

Anche se ci si affida ad un organizzatore di eventi esperto, sarebbe bene cercare di farsi coinvolgere nei vari momenti e in tutte le scelte, così da avere sempre il polso della situazione, oltre che un controllo sulla qualità dell'evento in progetto e, ovviamente, sulle spese vive e sul denaro investito in esso.

Innanzitutto, bisogna essere chiari con l'organizzatore in merito alla natura dell'evento. Ce ne sono di diverse tipologie: corporate, ovvero riservati ai dipendenti della stessa azienda che si rivolge all'organizzatore; trade, cioè riservati ai partner commerciali dell'azienda promotrice – e generalmente si tratta di summit o di eventi con finalità B2B (business to business); consumer, ovvero riservati ad un pubblico più ampio di potenziali consumatori/utenti dei prodotti dell'azienda promotrice a cui si vuole far conoscere un nuovo brand o un nuovo articolo.

 

Sulla base della tipologia di evento o di summit e sulla scorta della stima del numero di partecipanti, l'organizzatore provvederà a proporre al proprio cliente una lista di location adatte tra cui decisione. Un fattore cruciale nell'operare questa scelta può essere rappresentato anche dalla raggiungibilità e dalla comodità della location: è un dettaglio che non va trascurato.

Altro nodo cruciale di non secondaria importanza è la scelta della data; sarà cura del professionista incaricato far in modo che gli inviti vengano recapitati ai destinatari con almeno due settimane di preavviso, in modo tale che a tutti sia data la possibilità di organizzarsi.

 

Il food e gli eventi aziendali

Che sia un summit o che sia un evento aziendale in senso più ampio, che duri poche ore, una giornata o più giorni, c'è un aspetto da non sottovalutare mai e di cui parlare con chiarezza con il professionista prescelto: il cibo. Deve essere di alto livello, deve essere variegato ed in grado di offrire alternative vegetariane, vegane o studiate apposta per andare incontro a chi soffra di allergie alimentari (non andrebbero messi in imbarazzo eventuali ospiti celiaci o intolleranti al lattosio, giusto per citare le due più diffuse). Il catering, insomma, deve essere pronto a rispondere alle più ampie esigenze pur garantendo una qualità ineccepibile perché spesso chi partecipa ad eventi di questo genere si ricorda molto prima del cibo rispetto ai discorsi che ha udito. E avere un buon biglietto da visita in tal senso contribuirà di sicuro alla popolarità dell'azienda promotrice.

 

Dopo gli incontri business: intrattenimento

Spesso e volentieri ci si dimentica che eventi e summit, soprattutto se dilazionati in più giorni, sono anche un momento di aggregazione e sono un modo non solo per conoscersi reciprocamente ma anche per stringere eventuali relazioni che in futuro potrebbero essere proficue per tutti i partecipanti. Studiare quindi forme di intrattenimento che possano coinvolgere tutti i partecipanti è una mossa giusta per favorire la socializzazione: musica dal vivo con DJ o complessi, attività ricreative e momenti ludici sono delle valide alternative di cui discutere con il proprio organizzatore che, in caso di scelta di intrattenimento musicale, si occuperà anche del disbrigo della burocrazia come ad esempio contattare la SIAE ed avere tutti i permessi necessari.

 

La comunicazione

Un professionista di alto livello avrà sempre sottomano ogni singolo aspetto dell'evento o del summit da lui organizzato, avendo preventivamente stilato un programma dettagliato che avrà consegnato non solo all'azienda promotrice che l'ha incaricato del lavoro ma a tutte le parti in causa: relatori degli interventi, catering, intrattenimento e via discorrendo. C'è anche un altro aspetto che l'organizzatore dell'evento, e con lui l'azienda promotrice, non dovrebbero trascurare: la diffusione dell'evento. La maniera in cui divulgare la notizia, ancor prima che vengano ricevuti gli inviti, è farne pubblicità sfruttando i corretti canali comunicativi – che vanno scelti in base al pubblico a cui è destinato il summit o l'evento. Se si tratta di qualcosa di interno all'azienda o di destinato ai partner della stessa, allora si potranno usare circolari, newsletter e mailing list; se è aperto ad un pubblico più ampio (evento consumer-orientated) allora i social networks saranno perfetti.