Il Galateo agli eventi: la differenza tra un evento di successo e un fallimento d’immagine

Bon ton, galateo, etichetta, come la vogliate chiamare si tratta sempre della stessa cosa, spesso sottovalutata, a volta criticata, ma sarà la differenza tra un evento di successo e un fallimento d’immagine. Si, perché sappiamo tutti che l’immagine oggi è fondamentale; non basta avere un prodotto o un’idea vincenti.

 

L’etichetta rappresenta la vostra azienda, è l’anima del vostro brand, quello che definisce voi e che volete presentare ai vostri cliente. Inoltre un comportamento formale unisce le culture, favorisce il dialogo, indica rispetto verso i vostri ospiti. Si evitano imbarazzanti pause e occhiate furtive su “cosa faccio”, “cosa dico”.

 

Passiamo ora alla parte più operativa relativa ad un summit: 

I relatori

  • I relatori sono la base stessa di un summit, vanno quindi disposti in modo corretto. Al centro verrà messo la personalità più autorevole, alla sua destra ci sarà l’ospite di maggior rilievo e alla sinistra il secondo e così via alterando i lati. Il moderatore sarà posizionato alla sinistra dopo tutti i relatori.

Per ogni relatore va posizionata sempre una bottiglia di acqua naturale non fredda, sigillata e un bicchiere in vetro. Diversamente solo se indicato esplicitamente dal relatore. Gli addetti ai microfoni dovranno verificare che funzioni tutto prima del loro arrivo. Va inoltre concordato con i relatori se serve supporto audiovisivo per il loro intervento.

 

Indicazioni

  • All'ingresso della location deve essere previsto un sistema di cartelli dove saranno indicate le informazioni necessarie per il raggiungimento della sala, dei desk di accredito, del guardaroba ecc… Se la location è prevista di reception la stessa va debitamente istruita su cosa dire e cosa fare.

 

Borse e non solo

  • Il guardaroba è indispensabile durante eventi aziendali, spesso gli ospiti arrivano con borse, valige, cappotti, vanno predisposti ticket e personale accogliente e multilingue a seconda del target presente.

 

Accoglienza

  • L’accreditamento deve essere predisposto in modo che ci sia personale sufficiente per non creare coda, che tutti siano vestiti con un dress code adeguato e riconoscile, con cartelline con nome e qualifica e se multilingue con bandierina della lingua parlata per evitare che gli ospiti esteri si trovino a vagare senza trovare indicazioni.

 

Brochure e press kit

  • L’ufficio stampa in collaborazione con l’ufficio marketing dovrà provvedere alla distribuzione brevi mano delle brochure di presentazione, non va abbandonata su un ripiano pensando che poi venga letta, in questo modo se necessario si possono già dare indicazioni preziose. In oltre dovrà provvedere ad accogliere eventuali rappresentati dei media con un press kit studiato appositamente per l’occasione e dare la disponibilità per eventuali interviste con i relatori o i manager dell’azienda.

 

Posti riservati

  • Per gli ospiti d’onore verranno riservate in platea i posti migliori in prima e seconda fila, il personale dedicato dovrà accoglierli al loro arrivo e accompagnarli ai posti, non dovranno fare fila per gli accreditamenti ma gli verrà dato eventuali badge direttamente dal personale. Verrà in oltre predisposta una lista degli ospiti d’onore e verrà distribuita a tutti gli addetti, sicurezza inclusa, in modo che tutti siano al corrente. Bisogna tenere presente della presenza della stampa in sala, in quel caso va organizzato in modo che gli ospiti d’onore possano assistere senza essere disturbati, eventuali interviste varranno concordate con l’ufficio stampa.

 

 

Sono i dettagli che fanno la differenza, gli ospiti, i relatori, il pubblico, i clienti, avranno del tuo brand una migliore opinione se ben accolti. 

 

 

Per ulteriori informazioni puoi vedere anche qui